تعتمد المؤسسات بشكل كبير على موظفيها لدفع الإنتاجية والابتكار والنجاح. ومع ذلك ، لا يلبي جميع الموظفين توقعات الأداء باستمرار وعندما يكون أداء الموظف قصيرا، يمكن أن يكون برنامج تحسين الأداء المنظم جيدا بمثابة أداة قوية لمعالجة أوجه القصور وتعزيز النمو ومواءمة المساهمات الفردية مع الأهداف التنظيمية وتستكشف هذه المقالة مفهوم وأهميتها وأفضل الخطوات والمنهجيات لتحسين الأداء الضعيف للموظفين بشكل فعال.
ما هو برنامج تحسين الأداء؟
برنامج تحسين الأداء هو عملية رسمية مصممة لمساعدة الموظفين على معالجة مشكلات الأداء في مكان العمل والتغلب عليها وعادة ما يتم بدؤه من قبل مدير أو أخصائي موارد بشرية عندما يفشل الموظف في تلبية توقعات الوظيفة المحددة مسبقاً ، سواءً من حيث الإنتاجية أو جودة العمل أو السلوك أو الالتزام بسياسات الشركة وبدلاً من أن تكون عقابية ، يهدف إلى أن يكون إطاراً بناء يزود الموظفين بأهداف وموارد ودعم واضح لتحسين أدائهم خلال فترة محددة وعادةً تكون من شهر أو شهرين أو ثلاثة أشهر.
في حين أن برنامج تحسين الأداء غالبا ما يرتبط بالموظفين ذوي الأداء الضعيف ، إلا أنه يمكن استخدامها بشكل استباقي لتعزيز المهارات أو معالجة المشكلات البسيطة قبل تصعيدها أو مساعدة الموظفين على التكيف مع الأدوار أو المسؤوليات الجديدة. عند تنفيذها بشكل فعال ويمكن أن يحول الموظف المتعثر إلى مساهم قيم ، مما يعود بالنفع على كل من الفرد والمنظمة.
أهمية برنامج تحسين الأداء:
يلعب البرنامج دورا مهماً في الحفاظ على قوة عاملة عالية الأداء وأنه يوفر العديد من المزايا الرئيسية:
الوضوح والمساءلة: يوفر للموظفين فهماً واضحاً لمكان تقصيرهم وما هو متوقع منهم للمضي قدما.
الدعم والتطوير: يوضح التزام المؤسسة بنمو الموظفين من خلال تقديم الموارد والتدريب والتوجيه.
الوثائق: تنشئ سجلاً رسميا لمشكلات الأداء والجهود المبذولة لمعالجتها، والتي يمكن أن تكون مفيدة للأغراض القانونية أو لأغراض الموارد البشرية إذا أصبح الإنهاء ضروريا.
الاحتفاظ: من خلال معالجة المشكلات بشكل بناء يمكن للبرنامج منع فقدان الموظفين الذين قد يتم التخلي عنهم ، مما يوفر تكاليف التوظيف والتدريب في المنظمة.
ومع ذلك ، يمكن أن يؤدي سوء التصميم أو التنفيذ إلى فك الارتباط أو الاستياء أو حتى المخاطر القانونية وبالتالي فإن اعتماد أفضل الممارسات والمنهجيات التي أثبتت جدواها أمر ضروري.
خطوات تنفيذ برنامج تحسين الأداء بشكل فعال:
يتطلب إنشاء وتنفيذ برنامج ناجح تخطيطا دقيقاً واتصالاً ومتابعة وفيما يلي أفضل الخطوات للتصميم والتنفيذ :
تحديد وتقييم مشكلة الأداء
قبل البدء في البرنامج، حدد المجالات المحددة التي يكون فيها أداء الموظف ضعيفا فهل هو نقص في المهارات ، أو سوء إدارة الوقت ، أو انخفاض الإنتاجية ، أو مشكلة سلوكية؟ اجمع أدلة ملموسة – مثل المواعيد النهائية الفائتة أو شكاوى العملاء أو مقاييس الجودة – للتأكد من أن التقييم موضوعي وتجنب التعميمات الغامضة مثل “الموقف السيئ” وركز على النتائج القابلة للقياس.
على سبيل المثال، بدلا من قول ، “أنت لست لاعبا في الفريق” ، حدد ، “لقد فاتتك ثلاثة مواعيد نهائية للمشروع التعاوني في الشهر الماضي ، مما أدى إلى تأخير تقدم الفريق”.
لقاء الموظف
حدد موعدا لاجتماع خاص فردي لمناقشة مخاوف الأداء. تعامل مع المحادثة بتعاطف واحتراف، وتأطير البرنامج كفرصة للنمو بدلا من العقاب وحاول أن تشرح بوضوح المشكلات المحددة ، وقدم أمثلة ، واسمح للموظف بمشاركة وجهة نظره. تضمن هذه الخطوة التفاهم المتبادل وتكشف عن الأسباب الكامنة المحتملة، مثل التحديات الشخصية أو التوقعات غير الواضحة أو الموارد غير الكافية.
ضع أهدافاً واضحة وقابلة للتحقيق
حجر الزاوية في أي برنامج هو مجموعة من الأهداف المحددة والقابلة للقياس والقابلة للتحقيق وذات الصلة والمحددة زمنياً ويجب أن تعالج هذه الأهداف بشكل مباشر فجوات الأداء وتوفر خارطة طريق للنجاح. على سبيل المثال:
محدد: “زيادة مكالمات المبيعات من عشرة إلى عشرين في الأسبوع.”
قابل للقياس: “إرسال سجلات المكالمات الأسبوعية لتتبع التقدم.”
قابل للتحقيق: تأكد من أن الهدف واقعي بالنظر إلى دور الموظف وموارده.
ذات صلة: مواءمة الهدف مع مسؤوليات الموظف الوظيفية.
محدد زمنيا: “حقق ذلك خلال فترة البالغة شهرين.”
إشراك الموظف في تحديد الأهداف لتعزيز الملكية والالتزام.
وضع خطة عمل
حدد الخطوات التي سيتخذها الموظف لتحقيق الأهداف، جنبا إلى جنب مع الدعم الذي ستقدمه المنظمة وقد يشمل ذلك:
التدريب: تقديم ورش عمل أو دورات عبر الإنترنت أو فرص ملازمة شخص خبير لبناء المهارات.
الموارد: توفير الأدوات أو البرامج أو دعم إضافي للموظفين إذا لزم الأمر.
المراجعة المنتظمة: قم بجدولة اجتماعات أسبوعية أو نصف أسبوعية لمراجعة التقدم ومعالجة العقبات.
الملاحظات: التزم بتقديم ملاحظات متسقة وبناءة.
يجب توثيق خطة العمل في اتفاقية برنامج تحسين الأداء موقعة من قبل كل من المدير والموظف.
مراقبة التقدم وتقديم الملاحظات
طوال مدة البرنامج، تتبع أداء الموظف مقابل الأهداف المحددة واستخدم مزيجا من المقاييس الكمية (على سبيل المثال ، أرقام المبيعات) والملاحظات النوعية (على سبيل المثال ، تحسين العمل الجماعي) وأثناء تسجيل الوصول ، احتفل بالنجاحات ، وقم بمعالجة الملاحظات وضبط الخطة إذا لزم الأمر.
تقييم النتائج
في نهاية فترة البرنامج قم بإجراء مراجعة نهائية لتحديد ما إذا كان الموظف قد حقق الأهداف وهناك ثلاث نتائج محتملة:
النجاح: يلبي الموظف التوقعات أو يتجاوزها ويخرج من البرنامج ، مع المراقبة المستمرة لضمان التحسين المستدام.
النجاح الجزئي: يظهر الموظف تقدما ولكنه لم يحقق الأهداف بالكامل ضع في اعتبارك تمديد بأهداف معدلة.
الفشل: لا يتحسن الموظف ، مما يؤدي إلى مناقشة حول إعادة التعيين أو خفض الرتبة أو الإنهاء.
قم بتوثيق النتيجة وإبلاغها بوضوح إلى الموظف.
أفضل المنهجيات لتحسين الأداء الضعيف:
بالإضافة إلى الخطوات المذكورة أعلاه، يمكن لبعض المنهجيات أن تعزز فعالية البرنامج وتعالج الأسباب الجذرية لضعف الأداء.
التدريب والتوجيه
يمكن أن يوفر إقران الموظف بمدرب أو مرشد إرشادات شخصية ومساءلة. يمكن للمدرب المساعدة في تطوير المهارات ، بينما يمكن للمرشد تقديم رؤى من الخبرة. يعمل هذا النهج بشكل جيد للموظفين الذين يفتقرون إلى الثقة أو الخبرة الفنية.
التعزيز السلوكي
استفد من التعزيز الإيجابي (على سبيل المثال ، الثناء والمكافآت) لتشجيع السلوكيات المرغوبة والتعزيز السلبي (على سبيل المثال ، إزالة العقبات) وهذا يتماشى مع مبادئ علم النفس السلوكي ويمكن أن يعزز الدافع.
التدريب القائم على المهارات
إذا كانت المشكلة نابعة من فجوة معرفية ، فاستثمر في التدريب المستهدف. يمكن أن يكون التعلم المصغر – الدروس القصيرة والمركزة التي يتم تقديمها عبر الإنترنت – فعالا بشكل خاص للموظفين المشغولين.
الأخطاء الشائعة التي يجب تجنبها
في حين أن برنامج تحسين الأداء يمكن أن يكون أداة تحويلية، إلا أنها يمكن أن تفشل أيضا إذا أسيء التعامل معها وتجنب هذه الأخطاء:
عدم الوضوح: الأهداف أو التوقعات الغامضة تربك الموظفين وتقوض التقدم.
دعم غير كاف: توقع التحسن بدون موارد أو توجيه يهيئ الموظفين للفشل.
اللغة السلبية: تأطير البرنامج على أنه تهديد وليس فرصة يولد الاستياء.
عدم الاتساق: يؤدي عدم متابعة عمليات تسجيل الوصول أو التعليقات إلى إضعاف المساءلة.
برنامج تحسين الأداء هو أداة استراتيجية يمكن أن تحول ضعف الأداء إلى فرصة، عند تنفيذها بعناية. من خلال تحديد المشكلات، وتحديد أهداف واضحة، وتقديم الدعم ، والاستفادة من المنهجيات التي أثبتت جدواها ويمكن للمؤسسات مساعدة الموظفين على الازدهار وتتطلب العملية الصبر والتواصل والالتزام الحقيقي بنجاح الموظفين.
